Exchange Online e-posta tarama aracı ne yapar?
Compliance Agent’ın Exchange alanı, Exchange Online posta kutularında kurumunuzun belirlediği anahtar kelimeleri ve pattern’leri arar ve eşleşmeleri raporlar. Kuralları kurum tanımlar; anahtar kelime ve pattern’lerin uygunluğu sizin değerlendirmenizdir. Ürün, belirli bir çalışanı incelemek için tasarlanmadı; kurum politikalarına uyumu doğrulamanıza yardımcı olur. Kararı kurum verir.
Exchange Online taramasında nereye bakılır?
- Konu ve mesaj gövdesi taranır.
- Ekler taranmaz.
- Çevrim içi arşiv posta kutuları taranmaz.
Kapsamı siz daraltırsınız: hangi kullanıcıların kapsamda olduğunu kullanıcı grubu seçimiyle, hangi dönemin tarandığını tarih aralığıyla belirlersiniz.
Tarama kuralları nasıl tanımlanır?
Dört bileşen vardır:
- Anahtar kelimeler: kurum politikanıza göre kelimeleri girer ya da CSV olarak içe aktarırsınız.
- Pattern: gerekirse pattern’ler de tanımlanır; regex bilgisi gerekmez. Açık olanlar taramaya dahil edilir.
- Kullanıcı grubu seçimi: kimlerin kapsamda olduğunu siz seçersiniz.
- Taramadan önce deneme: kuralları örnek metin üzerinde denersiniz (Test rules). Örnek metin hiçbir yere kaydedilmez.
Hazır kural paketleri isteğe bağlıdır; ayrıca açılır ve örnek metinde denenir.
İlk tarama neden Safe Scan olmalı?
Safe Scan yalnızca tarar ve raporlar; hiçbir öğeye dokunmaz. Aksiyon modları, bir yönetici açana kadar kapalıdır; bu yüzden yeni bir kurulumda yalnızca Safe Scan mümkündür. Önce kuralların ne bulduğunu görür, gerekirse kuralları düzeltir, sonra aksiyon modlarını açıp açmayacağınıza karar verirsiniz.
Çalışan izni ve sonuçlara erişim
Çalışan izin vermeden tarama yapılamaz; yalnızca izin vermiş çalışanların verileri kapsamdadır. Her çalışan, kurumunuzun gönderdiği, logonuzu ve metninizi taşıyan kişisel bağlantıdan izin verir. Bu izin, çalışanlara yönelik aydınlatma yükümlülüğünüzün yerine geçmez ve bir hukuki dayanak değildir.
Sonuçlar varsayılan olarak içerikten arındırılmış görünür: eşleşen kural görünür, bulunan değerin kendisi kaydedilmez. İçeriği tam görmek için Reveal ile süre, gerekçe ve talep numarası girilir; her görüntüleme işlem kaydına yazılır. Sonuçlara erişimi gerekli en az kişiyle sınırlayın.
Exchange’de alınan aksiyon geri alınabilir mi?
Hayır. Exchange’de alınan aksiyon geri alınamaz; ürünün bunu tersine çeviren bir özelliği yoktur. Exchange e-postalarının kopyası da alınmaz. Bu yüzden aksiyon kontrollüdür:
- Seçerek Aksiyon: bir kişi bulguları gözden geçirir; aksiyon yalnızca işaretlenen öğelere uygulanır.
- Doğrudan Aksiyon: tarama ve aksiyon tek çalıştırmada yapılır; kesin aksiyon sınırında durur.
- Kesin aksiyon sınırı: tek çalıştırmada işlem görecek öğe sayısını siz belirlersiniz. Sınırı aşacak bir çalıştırma durur; aşmak için düğme yoktur, sınırı yükseltmek yönetici işlemidir ve kayda geçer.
- İşlem kaydı yazılamazsa aksiyon reddedilir.
Sık sorulan: tarama zamanlanabilir mi?
Exchange için zamanlanmış tarama tanımlanabilir; zamanlama, çalışanlara yönelik aydınlatmanızda duyurduğunuz dönemlerle örtüşmeli ve kapsam yine kullanıcı grubu, tarih aralığı ve kural seçimiyle daraltılmalıdır.
Exchange taramasını canlı görmek için demo isteyin. İlgili sayfalar: Nasıl çalışır, Güvenlik ve veri, Şirket içi Exchange Server tarama.